Política de protección de datos

Política para el tratamiento de datos personales de la sociedad Grupo Editorial ECOE Ediciones S.A.S. NIT. 800.027.063-3

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GRUPO EDITORIAL ECOE EDICIONES S.A.S. “en adelante ECOE” adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.

De esta manera, ECOE manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a ECOE cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

I. Contenido

Datos de contacto del responsable del tratamiento de los datos.
Marco normativo.
Definiciones.
Principios rectores.
Tratamiento y finalidades al cual serán sometidos los datos personales tratados por la ECOE.
Derechos del titular de la información.
Deberes de la ECOE como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales.
Autorización y consentimiento del titular.
Aviso de privacidad.
Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos.
Información obtenida en forma pasiva.
Seguridad de los datos personales.
Transferencia, transmisión y revelación de datos personales.
Legislación aplicable.
Vigencia.

1. Datos de contacto del responsable del tratamiento de los datos

Razón social: Grupo Editorial ECOE Ediciones S.A.S.
NIT: 800.027.063-3
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 19 # 63 C – 32
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 3212264609

2. Marco normativo

Constitución Política de Colombia
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Sentencia C-748 de 2011
Decreto 1074 de 2015

3. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales ECOE tiene una relación comercial.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, como la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios rectores

Para el Tratamiento de los Datos Personales, ECOE aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en ECOE están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en ECOE.

5. Tratamiento y finalidades al cual serán sometidos los datos personales tratados por ECOE

ECOE, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades de mercadeo, publicidad y comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, usuarios, contratistas, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

5.1. Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y publicidad realizados por ECOE.
Usar los datos recolectados con fines exclusivamente comerciales, de mercadeo, publicidad, estadísticas, actualización de datos, encuestas de satisfacción, análisis de tendencia y en general demás estudios de técnica útiles para la promoción de los servicios prestados y comercializados por ECOE.
Transmitir los datos recolectados a los Clientes, Aliados Comerciales y Usuarios de ECOE, únicamente para los fines enunciados anteriormente.
Controlar el acceso a las oficinas de ECOE y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
Control y prevención del fraude y riesgo LA/FT (Lavado de Activos – Financiación del Terrorismo).
Determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a las oficinas de la ECOE por temas de seguridad de los empleados, bienes y visitantes.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control, y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibirlos.
Contactar, vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, contratistas, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Transferir la información recolectada a distintas áreas de ECOE cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera, cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros).
Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir mandatos judiciales o legales.
Registrar los datos personales en los sistemas de información de ECOE y en sus bases de datos comerciales y operativas.
Realizar cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ECOE.

5.2. Respecto a los datos personales de nuestros clientes

Cumplir las obligaciones contraídas por la ECOE con sus clientes.
Fortalecer las relaciones con los clientes mediante el envío de información relevante, como boletines comerciales y contenidos publicados en la página web.
Determinar obligaciones pendientes, realizar consultas de información financiera e historia crediticia, y reportar a centrales de información las obligaciones incumplidas respecto de sus deudores.
Controlar el acceso a las oficinas de la ECOE y establecer medidas de seguridad.
Determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a las oficinas de la ECOE por motivos de seguridad de los empleados, bienes y visitantes.
Permitir el uso de los distintos servicios a través de los sitios web de ECOE, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
Utilizar los datos para fines exclusivamente comerciales, de mercadeo, estadísticas, actualización de datos, encuestas de satisfacción, análisis de tendencias, trámites jurídicos y demás estudios técnicos útiles para la promoción de los servicios prestados y comercializados por ECOE.
Realizar análisis estadísticos, gremiales y técnico–actuariales relacionados con ECOE.

5.3. Respecto a los datos personales de los empleados de ECOE

Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de ECOE, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, seguros funerarios, libranzas, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
Planificar actividades empresariales y de desarrollo organizacional.

5.4. Respecto a los datos personales de proveedores y contratistas

Realizar todos los procesos de evaluación, selección y vinculación de proveedores y contratistas.
Cumplir las obligaciones contractuales derivadas de la relación comercial establecida.
Invitar a participar en procesos de selección o adquisición de bienes o servicios requeridos por ECOE.
Verificar referencias comerciales y antecedentes de los proveedores y contratistas.
Realizar estudios financieros, técnicos y de reputación necesarios para establecer la viabilidad de la relación comercial.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales, contables, fiscales y tributarias derivadas de la relación contractual.
Establecer medidas de control y prevención del fraude y de riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).
Garantizar la seguridad de las instalaciones de ECOE y de las personas que en ellas se encuentren, mediante el control de acceso y vigilancia.
Atender requerimientos judiciales o administrativos relacionados con la relación comercial.

5.5. Respecto a los datos personales de nuestros accionistas

Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de ECOE.
Para el pago de dividendos.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

6. Derechos del titular de la información

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ECOE en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ECOE para el tratamiento de datos, salvo en los casos en que no sea necesaria la autorización.
Ser informado por ECOE, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, previo trámite de consulta o requerimiento ante ECOE.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ECOE.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

6.1. Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

Responder y respetar el interés superior de los menores.
Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y de las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, así como promover el uso responsable y seguro de su información personal.

7. Deberes de ECOE como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales

ECOE reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y, en consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, ECOE utilizará los datos personales únicamente para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, ECOE tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen esta materia:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar oportunamente la información, implementando todas las medidas necesarias para mantenerla actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
Cumplir los requerimientos e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la Ley 1581 de 2012.
Velar por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, en los casos en que se autorice su tratamiento.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
Usar los datos personales del titular solo para las finalidades para las que se encuentre facultada y respetando siempre la normatividad vigente.

8. Autorización y consentimiento del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de este, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

La recolección de datos se limitará a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recogidos. La autorización no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Es responsabilidad de los titulares suministrar la información de manera veraz, íntegra, oportuna y responsable. Para la recolección y tratamiento de datos personales sensibles, se indicará claramente al titular cuáles datos son, la finalidad del tratamiento y la información acerca de que no está obligado a autorizar su tratamiento.

8.1. Medios para otorgar la autorización

ECOE obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónicos, mensajes de datos, Internet, sitios web o cualquier otro formato que permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas.
La autorización será solicitada por ECOE de manera previa al tratamiento de los datos personales.

8.2. Prueba de la autorización

ECOE conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, utilizando los mecanismos disponibles a su alcance.
La empresa podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados directamente o a través de terceros contratados para tal fin.

8.3. Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a ECOE para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

ECOE establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
La revocatoria podrá expresarse de manera total o parcial, según las finalidades sobre las cuales el titular desee cesar el tratamiento de sus datos.

8.4. Legitimación para el ejercicio del derecho del titular

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ECOE.
Por los causahabientes del titular (en los casos de fallecimiento o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

8.5. Datos sensibles

El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, ECOE informará al titular:

Que por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

ECOE tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.
Para este fin, ECOE ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en este Manual de Política de Tratamiento de Datos Personales, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, clientes, usuarios y contratistas.

9. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales.
A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de ECOE, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los derechos del titular.
Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
En todos los casos, debe informarse al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

10. Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales

Los titulares de datos personales tratados por ECOE tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles de dicho tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos, o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención, u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos son:

Comunicación dirigida a ECOE a la dirección: Carrera 19 # 63 C – 32, Bogotá, Colombia.
Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected].

Estos canales podrán ser utilizados por titulares de datos personales o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los derechos mencionados.

10.1. Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

El titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos señalados anteriormente.
El titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante o apoderado. Si la solicitud es presentada por persona distinta al titular y no se acredita representación válida, se tendrá por no presentada.
La consulta o petición debe contener como mínimo el nombre, dirección de contacto del titular y una descripción clara y precisa de los datos personales objeto de la solicitud.
Si la solicitud está incompleta, ECOE requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin respuesta del solicitante, se entenderá que ha desistido de su consulta.
Las peticiones o consultas serán atendidas por ECOE en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo.
Cuando no fuere posible atender dentro de este término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2. Procedimiento para la realización de quejas y reclamos

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por ECOE debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse un presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante ECOE, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante o apoderado. Si la solicitud es presentada por persona distinta del titular y no acredita representación válida, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por ECOE e incluir como mínimo la siguiente información:

El nombre y dirección de domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad del solicitante o, en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de sus derechos y la solicitud concreta.

Si la solicitud se presenta incompleta, ECOE requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverla, se dará traslado al área correspondiente de ECOE en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Si no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

11. Información obtenida en forma pasiva

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de ECOE, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, mediante las cuales se recolecta información acerca del hardware y software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia.

Mediante el uso de estas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web, con el fin de conocer sus hábitos de navegación y mejorar la experiencia del usuario.

No obstante, el usuario de los sitios web de ECOE tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las cookies, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

12. Seguridad de los datos personales

ECOE, en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La obligación y responsabilidad de ECOE se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. ECOE no garantiza la seguridad total de la información ni se responsabiliza por las consecuencias derivadas de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a las bases de datos o archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.

ECOE exigirá a los proveedores de servicios que contrata la adopción y cumplimiento de medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

13. Transferencia, transmisión y revelación de datos personales

En cumplimiento de los objetivos institucionales de ECOE y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener con la empresa, ECOE podrá realizar la transferencia y transmisión —incluso internacional— de la totalidad de los datos personales, siempre que se cumplan los requerimientos legales aplicables.

En consecuencia, los titulares, con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente la transferencia y transmisión, incluso a nivel internacional, de sus datos personales.
Los datos serán transferidos en el marco de las relaciones que puedan establecerse con ECOE y sus aliados comerciales.

Para la transferencia internacional de datos personales, ECOE tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban solo podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con ECOE y mientras la relación esté vigente.

La transferencia internacional de datos personales se realizará conforme a lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales que efectúe ECOE no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de transmisión de datos personales, según el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

ECOE también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de cualquier tipo —incluidas autoridades judiciales o administrativas, fiscales, y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria o fiscal—, así como con terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores, cuando sea necesario o apropiado para:

Cumplir con las leyes vigentes, incluidas aquellas distintas a las del país de residencia del titular.
Atender procesos jurídicos y requerimientos de autoridades públicas y gubernamentales.
Dar cumplimiento a solicitudes de autoridades distintas a las del país de residencia del titular.
Hacer cumplir los términos y condiciones de ECOE.
Proteger las operaciones y derechos de ECOE, así como la privacidad, seguridad o propiedad del titular o de terceros.
Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a ECOE.

Igualmente, ECOE podrá entregar datos personales a terceros no vinculados a la empresa en los siguientes casos:

Cuando se trate de contratistas que, en ejecución de contratos, desarrollen actividades para ECOE.
Cuando se trate de aliados comerciales, con el fin de apoyar las actividades y operaciones de ECOE.
Por transferencia a cualquier título de una línea de negocio relacionada con la información tratada.

14. Legislación aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, el Anexo de Formato de Autorización y la Política de Protección de Datos Personales y los Sistemas de Videovigilancia que hacen parte de esta política, se rigen por la legislación vigente en materia de protección de datos personales en Colombia.

En particular, se encuentran fundamentadas en las siguientes normas:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 1727 de 2009.
Y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

15. Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de octubre de 2025.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

Una vez se cumplan dichas finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, los datos personales serán eliminados de las bases de datos de ECOE.